TVA et frais de restaurant : comment optimiser la déduction en comptabilité

Les frais de repas, qu'il s'agisse de déjeuners d'affaires ou de repas sur le pouce, peuvent représenter une somme considérable en fin d'année. Il est donc essentiel de comprendre dans quels cas et dans quelles limites ces frais peuvent être déduits du résultat de votre entreprise.

Comprendre la TVA en 5 MINUTES ! ⏱

Déduction de la TVA sur les frais : les règles générales

En France, la TVA est déductible pour les professionnels dès lors que ces frais sont nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Cependant, il existe des exceptions et des conditions spécifiques à respecter.

La TVA sur les frais de restauration est déductible seulement s'il s'agit de frais nécessaires à l'activité de l'entreprise, c'est-à-dire s'il s'agit d'un repas avec un client ou d'un déplacement professionnel.

En matière de note de frais, les frais de logement des salariés et dirigeants (hôtels) ainsi que les frais de transport (taxi, avion, train, bus) sont non-récupérables. Aucune disposition du code général des impôts n’exclut cependant les frais de restauration.

Toutefois, comme pour toutes les charges subies par l’entreprise, pour récupérer la TVA, il est nécessaire que la dépense soit réalisée dans l’intérêt direct de l’exploitation.

Dans les faits, lorsque les frais de restaurant correspondent à un déplacement professionnel, ils sont normalement déductibles. La déduction concerne les salariés en déplacement qui ne peuvent rentrer chez eux le midi compte tenu de l’éloignement. La récupération est également autorisée pour l’invitation de clients ou fournisseurs. Dans les 2 cas, il n’est pas interdit de déduire la TVA sur les alcools.

Pour justifier l’intérêt direct de l’exploitation dans le cadre d’un contrôle, il est vivement conseillé de mentionner le nom des participants au repas au dos de la facture (mention manuelle) ou dans le cadre d’un logiciel ou tableur répertoriant les notes de frais.

Pour les repas pris sur place, dans ou à proximité des locaux de l’entreprise, il faudra prouver, préciser l’intérêt direct de l’exploitation. La TVA pourra alors être déduite dans les cas suivants :

Invitation d’un client ou d’un fournisseur dans un restaurant à proximité de l’entreprise
Repas au restaurant ou plateau-repas dans le cadre d’une formation
Repas dans le cadre d’un évènement organisé par l’entreprise (présentation interne, team building, etc.).

Pour le repas de fin d’année, l’analyse est plus complexe. Dans un unique cadre festif, la déduction pourrait être rejetée pour absence de justification de l’intérêt direct de l’exploitation. Si ce repas se conjugue à un aspect plus professionnel telle une communication d’entreprise (discours du président avec présentation des objectifs et de la stratégie), la déduction pourrait être tolérée.

La prise en charge des frais de repas quotidien des salariés sur le lieu de travail n’entre pas dans l’intérêt direct de l’exploitation. En conséquence, la TVA sera non récupérable :

Pour les frais de gestion des titres-restaurant
Pour la facturation des prestataires assurant les repas (self, cantine d’entreprise), sauf pour la quote-part des repas fournis à des personnes externes (clients, fournisseurs, etc.).

En revanche, les immobilisations acquises pour le bien-être des salariés (tables, équipement et électroménager pour la cuisine) sont normalement déductibles. En prenant l’exemple d’une machine à café acquise par l’entreprise au profit des salariés (consommation gratuite), l’analyse sera la suivante :

TVA récupérable pour la machine à café
TVA non-récupérable pour le grain ou les dosettes de la machine à café.

Un repas au restaurant fait souvent partie des dépenses incontournables lors d'un déplacement professionnel. Repas d'équipe, déjeuner avec un fournisseur, dîner avec un client, repas sur le pouce lors d'une tournée commerciale en solo… les repas au restaurant font partie du quotidien des professionnels en déplacement, et leur gestion doit être parfaitement cadrée pour optimiser vos processus internes.

Par défaut, les frais de repas font partie des dépenses ouvrant droit à récupération de la TVA pour les entreprises. La facture ou le reçu doit clairement préciser la date, le lieu, le nombre de couverts, les détails des repas et la TVA. En général, si un salarié invite un tiers dans un cadre professionnel, il est recommandé de noter son nom et le contexte de l'invitation. Plus la note est élevée, plus elle peut être susceptible d'attirer l'attention des agents de l'administration en cas de contrôle. Il est donc important de justifier et documenter toutes les dépenses.

En cas d'établissement d'une facture (généralement pour les dépenses conséquentes), celle-ci doit être établie au nom de la compagnie et non à celui de salarié. Une décision du Conseil d’État* précise d'ailleurs que si la facture est au nom personnel du salarié, la TVA ne peut pas être récupérée.

Pour les situations où une note de frais est présentée sans TVA, il est essentiel de comprendre les procédures spécifiques à suivre pour traiter ces dépenses correctement.

Le remboursement au réel signifie que l’employeur rembourse les dépenses de repas réellement engagées par le salarié. Pour cela, ce dernier doit soumettre une note de frais valide avec les justificatifs associés. Avec le remboursement au réel, le salarié paye le repas et la TVA et sera remboursé de la totalité de la dépense liée à son activité professionnelle. Au moment du traitement de la note de frais, l'employeur peut récupérer la TVA sous réserve de validation par un expert comptable afin de s’assurer de la conformité avec les règles fiscales.

Avec le forfait, l'employeur donne aux salariés une somme d'argent dont le montant est fixé par l'URSSAF, et qui doit couvrir les dépenses à engager pour les repas lors d'un déplacement. Le salarié peut utiliser ou non cette somme, ou plus ou moins selon ses besoins, et n'a pas à produire de note de frais.

Tant qu'un repas professionnel répond à tous les critères de l'administration fiscale et de la politique de l'entreprise, les dépenses engagées doivent être remboursées par l'employeur. Cela concerne également la consommation d'alcool, dont l'usage peut être restreint selon les règles internes. Pour assurer la déductibilité de ces dépenses, il est conseillé de consulter un expert comptable qui pourra valider leur lien direct avec l’intérêt de l’entreprise.

En parallèle, les règles pour récupérer la TVA sur les cadeaux d’affaires exigent que ces derniers soient directement liés à l’activité professionnelle et respectent certaines limites de valeur.

Si vous prenez donc une salade à manger sur place, une canette de soda, un verre de vin et une pâtisserie à emporter, la TVA du repas sera de 10% pour la salade, 20% pour le vin et 5,5% pour la pâtisserie et la canette de soda.

Concernant la TVA sur les frais de déplacement, son applicabilité et son taux dépendent de divers facteurs tels que le type de dépense et la politique de l’entreprise en matière de déplacement. Pour les frais d’hôtel, la récupération de la TVA hôtel nécessite une attention particulière aux justificatifs fournis afin de vérifier leur lien direct avec l’intérêt de l’activité professionnelle de l’entreprise. L’intervention d’un expert comptable peut être utile pour valider l’adéquation des dépenses avec les critères de déductibilité. Cela est particulièrement vrai pour les dépenses liées à des tickets ou à l’utilisation de véhicules utilitaires, y compris les véhicules de tourisme sous certaines conditions.

La TVA récupérable est un sujet important pour les frais professionnels, car elle peut s'appliquer ou non sur les péages, frais de transport, carburant, hôtel, cadeaux clients et parking.

Conditions pour déduire la TVA sur les frais

Il faut savoir qu'il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur vos notes de frais, à certaines conditions. Si une entreprise souhaite récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être réunies :

Les dépenses réalisées doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
Pour chaque dépense, une facture doit être présentée, qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée.
La facture en question doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant.
La TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.

À noter : en fonction de la nature de la dépense, les règles liées à l’exigibilité de la TVA sont différentes. Sur une prestation de services, par exemple, le droit à déduction apparait uniquement lorsque la prestation est payée. Lorsque la prestation est réglée, une note de frais doit toujours être soutenue par les factures originales, libellées au nom de l’entreprise, afin que celle-ci puisse enfin récupérer la TVA.

Attention : Certains types de dépenses ne permettent malheureusement pas de récupérer la TVA.

Afin de déduire la TVA sur les frais, il faut remplir plusieurs conditions obligatoires. La facture doit contenir le nom et adresse du client et du fournisseur, ainsi que le numéro intracommunautaire du fournisseur, détail de la TVA par taux, montant de la TVA, du HT, du TTC.

Encore une fois, il existe une exception pour la TVA sur les frais de restauration, si la note est inférieur à un total de 150 euros, un ticket de caisse suffit, mais il faut tout de même qu'apparaissent les différents montants de la TVA, le taux de la TVA, le HT et le TTC.

Dans un cabinet d'expertise comptable, il nous arrive très souvent de voir des factures de restaurant avec seulement le HT et le TTC. Dans ce cas, nous ne pouvons déduire la TVA, car il manque souvent le taux de TVA. A la fin d'un bon repas, n'oubliez pas de vérifier vos tickets de CB ou vos factures.

Rappelez-vous qu'une facture de restaurant mal renseignée de 100 euros, c'est environ 10 euros de donné à l'Etat.

Pour qu’une dépense soit éligible à la récupération de la TVA, elle doit être directement liée à l’exploitation de l’entreprise. Cela signifie que la dépense doit être indispensable à la réalisation de l’activité professionnelle. Cependant, il est essentiel de pouvoir justifier cette nécessité en cas de contrôle fiscal. Exemple : Vous faite une note de frais pour un téléphone que vous avez payé il faudra justifier de l’usage professionnel.

Il est impératif que la facture mentionne clairement le montant de la TVA. En l’absence de cette mention, il est impossible de recalculer la TVA a posteriori. Par conséquent, une facture non conforme peut entraîner la perte du droit à récupération. En outre, il est important de vérifier que le fournisseur est bien assujetti à la TVA. Exemple : Un fournisseur étranger n’applique pas la TVA sur ses factures en raison de sa localisation.

La facture doit être établie au nom de l’entreprise pour que la TVA soit récupérable. Cela pose souvent un problème pour les petites entreprises où les dirigeants utilisent leurs propres moyens financiers pour des achats professionnels. Exemple : Un dirigeant paie un repas avec un client et demande la facture à son nom personnel. Cette facture ne pourra pas être utilisée pour récupérer la TVA. En revanche, si la facture est au nom de l’entreprise, elle sera admissible.

Pour les dépenses de restaurant, la mention des noms des participants sur la note de frais est une exigence importante pour justifier le caractère professionnel du repas. Il est conseillé de tenir un registre des repas d’affaires, indiquant les participants, la date, le lieu et le motif du repas.

📢 Astuce : Pour les petites dépenses de restaurant, une simple note de restaurant inférieure à 150 € TTC peut suffire comme justificatif.

Les frais de réception, y compris les repas au restaurant, sont souvent déductibles, mais sous certaines conditions précises.

Invitation de clients ou de fournisseurs au restaurant : Ces repas peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une relation d’affaires.
Réunions professionnelles tenues au restaurant : Certaines entreprises organisent des réunions de travail ou des stages de formation au restaurant.
Repas de fin d’année pour les salariés : Organiser un repas pour tous les salariés à l’occasion des fêtes de fin d’année peut être déduit à condition que l’intérêt pour l’entreprise soit démontré.

Note : Pour les dirigeants salariés, les repas de midi sont couverts par la déduction forfaitaire de 10% et ne sont donc pas déductibles, excepté en cas de mission éloignée.

La déduction de la TVA sur les frais d’hébergement, comme les nuits d’hôtel, est un sujet complexe, généralement mal compris par les entreprises. La TVA sur les frais d’hébergement pour les salariés ou les dirigeants est généralement non récupérable. Cela inclut les nuits d’hôtel, même si elles sont nécessaires pour un déplacement professionnel.

Hébergement des partenaires de l’entreprise : Lorsque l’entreprise prend en charge l’hébergement de partenaires commerciaux (comme des clients ou des fournisseurs), la TVA peut être déduite.
Hébergement du personnel de sécurité ou de gardiennage : Si l’entreprise doit héberger du personnel de sécurité dans ses locaux, la TVA sur ces frais est récupérable.
Repas et petits déjeuners à l’hôtel : La TVA sur les repas et petits déjeuners pris à l’hôtel peut être récupérée, sous les mêmes conditions que les repas pris au restaurant.

Les frais de déplacement sont une composante importante des coûts d’exploitation pour de nombreuses entreprises.

Taxi : La TVA sur les frais de taxi est généralement non récupérable.
Train, avion, bus : Pour les déplacements en train, avion ou bus, la TVA n’est pas récupérable, sauf cas particuliers où le fournisseur est assujetti à la TVA française et l’indique sur la facture.
Parking : La TVA sur les frais de parking est récupérable à condition qu’elle figure sur le ticket de parking.
Péage : Le ticket de péage fait office de justificatif, et la TVA est récupérable si l’objet du déplacement est précisé.

Les règles de récupération de la TVA sur les carburants ont été harmonisées en 2022 pour simplifier les démarches administratives des entreprises.

Véhicules de tourisme : La TVA sur le carburant est récupérable à hauteur de 80%.
Véhicules utilitaires : Pour les véhicules utilitaires, souvent utilisés pour les livraisons ou le transport de matériel, la TVA sur le carburant est récupérable à 100%.

La récupération de la TVA est une opportunité pour les entreprises de réduire leurs coûts. En respectant les conditions de déductibilité, votre entreprise peut optimiser ses dépenses et améliorer sa gestion financière.

Généralement, la TVA sur les frais de réception est déductible. C’est notamment le cas lorsque l’entreprise invite un fournisseur ou des clients au restaurant ou que l’entreprise organise un repas de fin d’année des salariés. La TVA est déductible également pour les réunions professionnelles des salariés au restaurant ou encore les repas seuls du salarié ou du dirigeant en déplacement professionnel. Pour les repas du midi, cette dépense est personnelle et ne peut donc être remboursable par la société. La TVA n’est pas récupérable. Pour le dirigeant qui a le statut de salarié (président de SAS…) le repas du midi est couvert par la déduction forfaitaire de 10%. Elle n’est pas déductible sauf en cas de mission éloignée.

doit être affectée aux besoins de l’exploitation (pas de dépense personnelle) et doit être engagée en faveur d’opérations imposables à la TVA.

Sachez qu’il est possible de récupérer la TVA sur les frais de déplacement. Pour les frais de parking et de péages la TVA est récupérable. Toutefois, elle ne l’est pas pour les frais de taxi, d’avion, de bus et de train. Pour ce qui concerne le carburant, il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur l’essence d’un véhicule d’utilitaire. Depuis 2022, le taux de récupération de TVA sur les véhicules de tourisme est de 80% sur les véhicules utilitaires, il est de 100% pour l’essence.

💡 A noter : optimiser ses charges en récupérant la TVA sur les notes de frais est très peu exploité. En effet, chaque année, on compte plus de 40% de TVA pour les dépenses professionnelles abandonnées au fisc.

Comment comptabiliser les frais de restaurant ?

Lorsqu'ils sont de nature professionnelle, les frais de restaurant engagés par l'entreprise et son personnel sont normalement déductibles. Il faut être en mesure de justifier de la nature professionnelle de la dépense. Ces frais de restaurant sont soit comptabilisés dans le compte 6256 Missions, soit dans le compte 6257 Réceptions selon les cas. Les frais de restaurant suivent les mêmes règles de comptabilisation que les frais de déplacement. En cas de remboursement des frais professionnels (frais engagés par le salarié), les comptes de charges sont les mêmes.

Comptabiliser les frais de restaurant en frais de réception : le compte 6257

Lorsque les frais de restaurant sont engagés par un salarié pour recevoir des clients, le compte à utiliser sera le compte 6257 Réception.

Exemple de comptabilisation des frais de restaurant : l'invitation d'un client

Un commercial invite à dîner des clients potentiels au restaurant. Il paie la note pour un montant de 100€.

Numéro de compte	Frais de restaurant : invitation d'un client	Montant
		Débit	Crédit
6257	Réception	100€
44566	TVA déductible	10€
401	Fournisseur		110€

Comptabiliser les frais de restaurant faisant partie des frais de déplacement : le compte 6256

Lorsque les frais de restaurant sont engagés par un salarié lors d'un déplacement, ces frais sont comptabilisés parmi les frais de déplacements. On débite le compte 6256 Missions et on crédite le compte 401 Fournisseurs. Il est possible d'enregistrer l'ensemble des frais liés à la mission au sein d'une même écriture en incluant les éventuels frais de transport, d'hôtel, etc...

Exemple de comptabilisation des frais de restaurant dans le cadre d'un déplacement professionnel

Un directeur financier se rend dans une ville voisine pour visiter une filiale de l'entreprise.

Pour rappel, pour pouvoir récupérer la TVA, la facture doit comprendre toutes les mentions obligatoires. La TVA notamment doit apparaître distinctement avec son montant et son taux. Toute facture émise doit normalement comporter les mentions obligatoires énoncées par le CGI, notamment les éléments d’identification du client. Afin de tenir compte des spécificités pratiques du secteur de la restauration, il est admis depuis l’instruction fiscale du 10 avril 2006 (BO 3 - E-1-06) que ces derniers ne soient pas mentionnés par l’entreprise qui émet la facture, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé sur le document remis. Cet assouplissement ne concerne pas les factures d’un montant total hors taxe supérieur à 150 euros. La déduction de la TVA figurant sur le document remis au client est subordonnée, outre qu’il doit s’agir d’une dépense nécessaire à l’exploitation, à la mention par le client de son identification complète (raison sociale, adresse) sur la partie du document prévue à cet effet.

Le crédit de TVA : définition

Lorsque la taxe déductible est supérieure à la taxe collectée, la somme excédentaire constitue dès lors un crédit de TVA.

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